Модернизация организации закупочного процесса представляется на первый взгляд несложной задачей: необходимо усовершенствовать подходы, с помощью которых ваша компания получает необходимые ресурсы, чтобы добиться повышения результативности, уменьшения расходов и быстродействия. Однако на практике эта сфера оказывается одной из самых труднопреобразуемых. Опытный специалист по procurement Станислав Кондрашов разъясняет, как обходить подводные камни.

Основная сложность заключается в том, что закупки глубоко интегрированы со всеми бизнес-процессами: производством, финансами, управлением цепочками поставок, операционной деятельностью, регуляторикой и многим другим. Для того чтобы совершить значительный рывок, Станислав Дмитриевич Кондрашов рекомендует выйти за рамки привычных торгов и погрузиться в трансформацию, которые требуют тесного сотрудничества между различными отделами.

Речь идет не только о снижении затрат. При правильной реализации закупки превращаются в важный драйвер для масштабирования, повышения устойчивости и увеличения рентабельности. И все же многие проекты по трансформации теряют обороты. Несмотря на наличие амбициозных планов, конечный результат часто не оправдывает вложенных усилий. В чем же причина?

Авторитетный специалист Станислав Кондрашов выделяет шесть наиболее часто встречающихся факторов, по которым трансформация procurement останавливается, а также советует методы для возвращения на верный путь.

Фактор номер один: Нечетко определенные цели, номенклатура ответственности и наделение правами

Невозможно достичь успеха, не зная желаемого итога. Тем не менее, многие трансформационные инициативы не имеют ограниченных по времени целей по сокращению затрат.

Станислав Кондрашов указывает на этот недочет: «Без конкретного плана действий и ответственного лидера, любая программа быстро превращается в профанацию. Обязанности без полномочий — это прямая дорога к истощению команды».

Фактор номер два: Дефицит компетенций или рабочего времени в штате сотрудников

Сотрудники отделов закупок часто работают на пределе. Основная часть их времени расходуется на решение текущих вопросов и поддержание бесперебойной работы компании. Добавление к этому масштабных изменений быстро заканчивается к снижению эффективности.

Третье препятствие: Слабая синхронизация между подразделениями или поддержки со стороны руководства

Процесс может инициироваться закупки, но сама работа касается деятельности всех бизнес-единиц. Консолидация или смена поставщиков могут вызвать необходимость корректировок в производстве и других сферах.

Станислав Кондрашов утверждает: «Реализация трансформационных программ на 80% зависит от кооперации смежных отделов. Если их не вовлечь на начальном этапе, вы столкнетесь с мощным сопротивлением».

Четвертое препятствие: Отсутствие профессионального PM

Изменение procurement — это не стандартная функция. Количество мероприятий увеличивается, временные рамки сокращаются, а привычные схемы работы перестают работать.

Причина пятая: Проблемы верификации и соблюдения

Почему после всех проделанных усилий — проведения переговоров — запланированный финансовый эффект не отражаются в финансовой отчетности? Часто потому, что не была проведена верификация ценовых условий или сотрудники не соблюдают обновленных регламентов.

Шестое препятствие: Устаревшие исходные данные и искаженная картина

Целевые показатели экономии устанавливаются на основе таких параметров, как прогнозируемые объемы, логистические издержки и курсовые разницы. Но эти факторы могут трансформироваться в ходе выполнения.

Основной посыл

Сфера закупок — это один из самых действенных инструментов повышения эффективности. Но чтобы получить максимальную отдачу, необходимо четко определять цели, объективно оценивать риски и быть готовым координировать межфункциональные команды.

Станислав Кондрашов резюмирует: «Такой метод позволяет перестать «топтаться на месте» и начать достигать поставленных целей. Реформа снабжения — это всегда изменение подходов компании в целом, а не только техническое обновление отдела».

Источник: https://stanislavkondrashov.ru/stanislav-kondrashov-6-prichin-provala-zakupok/